Os dados da sua empresa de VTC

Segurança: Armazenamento de dados pessoais. Parece óbvio... e, no entanto, muito poucos profissionais do transporte de pessoas estão conscientes disso: é importante estabelecer processos precisos relativamente aos dados pessoais dos seus clientes e passageiros transportados.

Como profissional do transporte de passageiros, armazena os dados :

• a sua empresa VTC* : planeamento, vendas, motoristas, veículos, ...
• os seus clientes
• os passageiros que transporta

Deixaria o seu ficheiro de cliente disponível para todos? Claro que não!

Por isso, certifique-se de que :

• Proteger o armazenamento dos dados comerciais da sua empresa: base de dados de clientes, facturas emitidas, listas de reservas de transporte confirmadas e cotações a aguardar confirmação,...
• Criar uma cópia de segurança regular: armazenar num disco rígido externo, por exemplo, mesmo que os dados estejam online.
• Configurar um procedimento de cópia de segurança para continuar a sua atividade de transporte VTC, para chegar aos seus clientes, em caso de falha técnica do seu suporte operacional.

O armazenamento dos dados pessoais dos seus clientes

Na era do RGPD*, o armazenamento dos dados pessoais dos seus clientes é uma questão importante. E, de facto, para gerir o seu negócio de VTC, detém muitas das informações pessoais dos passageiros que transporta, especialmente quando pretende prestar um serviço adicional ao passageiro no carro e não apenas levá-lo do ponto A ao ponto B :

• números de telefone,
• correio eletrónico,
• endereço pessoal,
• por vezes, dados pessoais que o motorista precisa de saber para lhe prestar um serviço adicional durante o transporte,
• viagens pessoais,
• viagens de negócios.

Sim, os movimentos das pessoas fazem parte dos seus dados pessoais!

A interceção de informações sobre um transporte VTC efectuado para uma pessoa pode prejudicar os interesses dessa pessoa.
No caso de uma VTC encomendada para um transporte profissional, é para o cliente ou para o empregador do passageiro transportado que ela pode ser prejudicial.

Utiliza um software de gestão para a sua atividade VTC

Quando decidiu equipar-se com um software de gestão de VTC, assinou um contrato com o editor do software. As condições de armazenamento dos dados dos seus clientes são indicadas nas condições gerais de venda e utilização do software VTC.

É bom saber: Aquando da adjudicação de serviços de transporte VTC, cada vez mais empresas pedem garantias relativamente ao cumprimento do RGPD. O editor do seu software de gestão VTC pode ajudá-lo e responder às suas perguntas sobre o assunto.

Se estiver a utilizar software livre

Se a utilização de software livre é tentadora para um empresário de VTC que está a começar, deve colocar a si próprio a questão da sua responsabilidade.

Quando os seus clientes lhe confiam os seus dados pessoais, a sua empresa de VTC garante a proteção dos mesmos e a sua não divulgação a terceiros.

Quando é grátis, o produto é você!

Esta frase, agora bem conhecida, ilustra o fenómeno das aplicações "gratuitas" que surgiram há mais de uma década. Estas aplicações são práticas, divertidas e gratuitas no primeiro sentido da palavra: não é preciso pagar 1 euro para as utilizar.

Se utiliza software gratuito (Google Calendar, Gmail, Exchange, ...), certifique-se de que os seus dados são armazenados, quem tem acesso aos mesmos e o que está escrito nos T&C sobre o assunto.

Em suma, para a sua segurança e a dos seus clientes,

Proteger-se e escolher um método de armazenamento de dados seguro e em conformidade com o RGPD.

Para uma empresa de VTC, proteger ao máximo os seus dados é também um passo no sentido de uma abordagem sustentável e responsável. É também um argumento comercial que mostra a sua vontade de pôr em prática procedimentos estáveis para proteger os seus clientes.

Se utilizar um software de gestão para VTC e transporte de pessoas, peça ao editor do software uma cópia da sua política RGPD.

Para Utilizadores do WAY-Plan, eis o documento a descarregar: Cumprimento do RGPD em WAYNIUM. Pode também contactar o seu consultor para obter informações adicionais.

Quando se trata de segurança: O armazenamento de dados pessoais deve ser uma das suas prioridades.

* VTC : Carro de turismo com motorista

* RGPD: Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados